Uproszczenie procesów w aplikacji księgowej
Działająca w firmie aplikacja do obsługi dokumentacji zakupów jest pisanym na zamówienie rozwiązaniem. Logika działania i zaszyte procesy wynikają z wymogów ustawy o rachunkowości, audytów finansowych i sposobu zadządzania firmą. Podczas powstawania aplikacji został położony nacisk na formalno-księgową prawidłowość działania, a interfejs był wynikową struktury bazy.
W efekcie użytkownicy wszystkich poziomów autoryzacji skarżyli się na trudności w obsłudze aplikacji. Tego jednak dowiedziałam się w trakcie realizacji zadania, ponieważ wszystko zaczęło się od spotkania, na którym usłyszałam “Ludzie nie lubią aplikacji, skarżą się na nią, zrób coś!”
Wyzwanie projektowe
W jaki sposób przeprowadzić użytkownika przez procesowanie dokumentów, tak aby poprawnie i szybko zrealizował zadania na swoim etapie akceptacji.
Etapy procesu
1 / Desk research
Service safari (analiza ekspercka) aplikacji .
2 / Badanie UX aplikacji
Obserwacje i wywiady z użytkownikami na różnych szczeblach obiegu dokumentacji.
3 / Analiza procesu
Analiza procesu obiegu dokumentacji kosztowej, ról, ograniczeń prawnych.
4/ Raport z rekomendacjami
Prezentacja podsumowania analiz i badania.
5/ Makiety UX
Interaktywna makieta aplikacji zawierająca uproszczenia procesowe i rozwiązania UX.
6/ Testy i konsultacje
Naniesienie poprawek na prototyp.
6/ Wdrożenie produkcyjne
Współpraca z programistami nad optymalnym wykorzystaniem frameworku Bootstrap
Wnioski w raporcie
-
Podczas obsługi dokumentu użytkownicy tracą czas na przewijanie strony, ponieważ na interfejsie dostępne są nadmiarowe pola.
-
Użytkownicy popełniają błędy w przekazywaniu dokumentów do kolejnych komórek, ponieważ w interfejsie znajdują się przyciski nieużywane na aktualnym etapie, ich położenie nie jest stałe.
-
Aplikacja jest trudna w obsłudze dla osób, które korzystają z niej kilka razy w miesiącu.
-
Nawigacja główna jest dla użytkowników niejasna, część przycisków akcji jest składową głównego menu.
-
Filtrowanie i wyszukiwanie - użytkownicy uważają, że nie działa, w rzeczywistości nie wiadomo gdzie zatwierdza się wyszukiwanie, nie wiadomo, gdzie czyści się filtry.
Zastosowane zmiany
Menu - oddzielenie nawigacji od przycisków akcji, łatwa w użyciu wyszukiwarka i filtry.
Widoki list pokazujące statusy, zmiana hierarchii informacji, przyciski akcji w tabeli.


Procesowanie dokumentów na różnych etapach - oczyszczenie formularzy z nadmiarowych pól, umieszczenie kluczowych informacji i wymaganych pól do wypełnienia zawsze w górnej części widoku.
-
Usunięcie nadmiarowych przycisków akcji, zmiana nazewnictwa adekwatna do etapu procesu.
-
Umieszczenie przycisków akcji zawsze w tym samym miejscu - na pływającym menu w dolnej części ekranu.
-
Wsparcie użytkowników procesujących dokumenty kilka razy w miesiącu poprzez dodanie podpowiedzi dotyczących zadań na każdym z etapów procesów.

Prawa autorskie i NDA:
Copyright © Agnieszka Menczykowska 2022
Przedstawione projekty są wdrożone lub w trakcie wdrożenia jednak ich szczegóły muszą pozostać tajemnicą z uwagi na NDA.